Les différentes clés du succès d’un bon onboarding

Stress de la ren­contre, maté­riel non-fonc­tion­nel, pré­sen­ta­tion avec les dif­fé­rentes équipes, aller-retours au dépar­te­ment IT pour les mots de passes et les divers accès qui ne fonc­tionnent pas,… Nous connais­sons tous ce type d’onboarding, qui ne nous a pas for­cé­ment lais­sé un sou­ve­nir impé­ris­sable. Pour­tant, ce der­nier consti­tue une étape cru­ciale dans le par­cours professionnel. 

Les chiffres parlent d’eux-mêmes : selon un son­dage Gal­lup, 88 % des employés estiment que leur entre­prise pour­rait amé­lio­rer ses pro­ces­sus d’onboarding.

Selon Cadrem­ploi, 35 % des nou­veaux sala­riés ont démis­sion­né six mois après leur recru­te­ment et 45 % des démis­sions ont eu lieu la pre­mière année. Si vous faites la conver­sion en euros, la note peut vite deve­nir salée ! 

L’onboarding, que l’on pour­rait tra­duire par « embar­que­ment » en fran­çais, consiste à opti­mi­ser l’intégration des nou­veaux employés, selon le Figa­ro. Son objec­tif ? Un démar­rage facile, fluide et serein. 

Les maîtres mots sont : res­pect, pré­pa­ra­tion et bien­veillance. C’est pen­dant cet onboar­ding que votre nou­veau col­la­bo­ra­teur pour­ra se faire sa pre­mière véri­table idée de l’entreprise. A vous donc de ren­voyer la meilleure image pos­sible en véhi­cu­lant les valeurs impor­tantes et la culture de cette der­nière. C’est aus­si le moment de faire jouer votre marque employeur afin de ren­for­cer l’adhésion du nou­veau col­la­bo­ra­teur. Par exemple, glis­sez dans le nou­veau maté­riel dis­tri­bué quelques goo­dies (sty­lo, mug, bloc-notes,…) 

« Un bon pro­ces­sus d’onboarding doit per­mettre de s’assurer que votre nou­vel employé ait envie de reve­nir demain ! » ‑LH  

Nous le savons, com­men­cer un nou­veau job n’est jamais une mince affaire. Grâce à notre Cebir che­ck­list, faites en sorte que votre nou­veau col­la­bo­ra­teur se sente bien accueilli et ne regrette pas son choix dès le pre­mier jour afin d’éviter un départ anticipé !

Tout d’abord, l’accueil d’un nou­veau col­la­bo­ra­teur se pré­pare un mini­mum à l’avance ! Com­men­cez par éta­blir une liste de tout ce dont votre col­la­bo­ra­teur aura besoin pour un démar­rage en douceur. 

• Ordi­na­teur & accessoires, 
• Une place atti­trée ou être cer­tain qu’un bureau de l’openspace soit disponible, 
• Les dif­fé­rents accès aux pro­grammes de la socié­té, boite mail, etc. 
• Un car­net et un stylo, 
• Badges d’accès si nécessaire. 

Pour cela, faites vos demandes et pré­ve­nez les équipes en avance. 

Vous pou­vez éga­le­ment effec­tuer un pré-onboar­ding avec votre can­di­dat en lui envoyant déjà son contrat, les infor­ma­tions impor­tantes (adresse, heure d’arrivée, com­ment accé­der aux bâti­ments, pro­cé­dure de sécu­ri­té, GDPR,…) à l’avance afin qu’il puisse les lire à son aise avant de se lancer. 

Envoyez un mail d’accueil et de pré­sen­ta­tion quelques jours avant le démar­rage dans lequel vous inté­grez la nou­velle adresse mail de votre col­la­bo­ra­teur. Vous per­met­tez ain­si à cha­cun de lui sou­hai­ter la bien­ve­nue et à votre col­la­bo­ra­teur de démar­rer avec quelques encou­ra­ge­ments pré­sents sur sa boîte de mes­sa­ge­rie. Faites éga­le­ment en sorte que l’équipe du mana­ge­ment et les per­sonnes que le nou­veau col­la­bo­ra­teur doit ren­con­trer se rendent dis­po­nibles pour son pre­mier jour. 

Orga­ni­sez l’agenda de votre nou­veau col­la­bo­ra­teur : assu­rez-vous que ses pre­mières jour­nées sont rem­plies. Pré­voyez-les for­ma­tions néces­saires, ren­contres avec d’autres équipes plus éloi­gnées,… Faites en sorte que votre col­la­bo­ra­teur s’imprègne au maxi­mum de l’environnement de tra­vail et du contexte de la société. 

1. Le jour J, pro­po­sez à votre nou­veau col­la­bo­ra­teur d’arriver une demi-heure plus tard que l’horaire stan­dard, afin d’avoir le temps de faire les der­nières véri­fi­ca­tions et d’arriver avant lui ou elle ou bureau. De cette manière, vous pour­rez com­men­cer à ins­tal­ler son maté­riel, rap­pe­ler aux per­sonnes pré­sentes au bureau qu’un nou­veau membre de l’équipe arrive aujourd’hui,… Ce n’est pas obli­ga­toire, mais pré­voir un petit déjeu­ner d’équipe pour le nou­vel arri­vé est tou­jours extrê­me­ment bien vu et per­met des pré­sen­ta­tions beau­coup plus fluides et déten­dues. Il est éga­le­ment tou­jours inté­res­sant que les per­sonnes qui ont par­ti­ci­pé au pro­ces­sus de recru­te­ment et que le col­la­bo­ra­teur a déjà ren­con­trées soient pré­sentes afin d’offrir un cadre plus rassurant.

   • Assu­rez-vous que le mana­ge­ment soit pré­sent pour accueillir le nou­veau collaborateur. 
   • Mon­trez-lui les dif­fé­rents espaces du bureau : café­té­ria, toi­lettes, machine à café, salle de réunion, réception,… 

2. Une fois votre col­la­bo­ra­teur mis à l’aise, pré­sen­tez-lui les per­sonnes pré­sentes et expli­quez-lui quelles inter­ac­tions il ou elle sera sus­cep­tible d’avoir avec elles. Par la suite, vous lui don­ne­rez éga­le­ment la liste des per­sonnes de contact impor­tantes de la socié­té (dépar­te­ment RH, chef d’équipe, réception,…). 

3. Lais­sez un peu de temps à votre col­la­bo­ra­teur afin qu’il ou elle puisse s’installer, inté­grer les nom­breuses infor­ma­tions déjà reçues et struc­tu­rer ses idées. Ins­tal­lez-vous à proxi­mi­té de son bureau et aidez-le à démar­rer son ordi­na­teur, à lan­cer les divers logi­ciels afin que véri­fier que tous les accès créés fonc­tionnent cor­rec­te­ment. (Si ce n’est pas le cas, faites le sui­vi rapi­de­ment et vous-même, ne lais­sez pas votre col­la­bo­ra­teur se débrouiller !) Pre­nez aus­si un peu de temps pour répondre à ses ques­tions si néces­saire. 

4. Lorsque votre nou­veau col­la­bo­ra­teur est bien ins­tal­lé, attri­buez-lui un par­rain ou « bud­dy ». Le par­rain sera la per­sonne qui gui­de­ra votre nou­veau col­la­bo­ra­teur dans les rou­tines quo­ti­diennes, pren­dra le temps de lui expli­quer plus en détails les pro­cé­dures et répon­dra à ses ques­tions pen­dant ses pre­miers jours, semaines, mois éven­tuel­le­ment. Cette per­sonne fait géné­ra­le­ment par­tie de l’équipe du nou­veau col­la­bo­ra­teur mais ne fait pas par­tie du mana­ge­ment, elle joue­ra aus­si un rôle cru­cial dans la trans­mis­sion des valeurs de l’entreprise, de l’esprit d’équipe et de l’implication du nou­veau col­la­bo­ra­teur au sein de son équipe.

Afin de vous assu­rer le meilleur sui­vi de votre col­la­bo­ra­teur pré­voyez des entre­tiens régu­liers. Il ne s’agira pas ici d’évaluations de per­for­mance, mais bien de ren­contres afin de vous assu­rer que tout se passe tou­jours bien, et pou­voir anti­ci­per un maxi­mum si vous pen­sez déce­ler un incon­fort ou une situa­tion pro­blé­ma­tique. Cela vous per­met­tra éga­le­ment d’identifier les forces de votre sala­rié, mais aus­si les éven­tuels points d’amélioration. 

• Iden­ti­fiez la per­son­na­li­té, les talents et les moti­va­tions de votre col­la­bo­ra­teur 
• Véri­fiez les moti­va­tions & choix de car­rière de votre col­la­bo­ra­teur 

Voi­ci quelques exemples d’entretiens à pré­voir après l’arrivée de votre nou­veau collaborateur : 

• Entre­tien d’intégration : effec­tuez un pre­mier entre­tien afin de connaître le res­sen­ti de votre col­la­bo­ra­teur sur son pre­mier jour ou sa pre­mière semaine. Cela vous per­met­tra aus­si d’avoir un aper­çu des points forts de votre onboar­ding et des éven­tuelles pistes d’amélioration. 
• Entre­tien de sui­vi : pla­ni­fiez des entre­tiens de sui­vi avec votre col­la­bo­ra­teur tous les quinze jours ou une fois par mois afin de vous faire une idée sur son inté­gra­tion, véri­fier que les tâches à effec­tuer ont bien été comprises. 
• Entre­tien de fin d’onboarding : une fois la période déter­mi­née pas­sée, n’oubliez pas de refaire un point avec votre col­la­bo­ra­teur. Vous pou­vez lui deman­der de vous remettre un rap­port d’étonnement, dis­cu­ter des futures étapes de son par­cours pro­fes­sion­nel, et déjà éta­blir un plan de car­rière. Ici encore, Cebir vous aide à opti­mi­ser vos recru­te­ments et libé­rer tout le poten­tiel de vos futurs talents en valo­ri­sant leurs com­pé­tences grâce à notre cata­logue de tests. 

Et n’oubliez pas, un bon onboar­ding pla­ce­ra votre nou­veau col­la­bo­ra­teur dans un bon mind­set ! Sa pro­duc­ti­vi­té, son impli­ca­tion au sein de la socié­té et son envie de contri­buer au bon déve­lop­pe­ment de cette der­nière n’en seront que renforcés !